代金券 编辑

什么是代金券？

凭单是一个公司的客户使用的文件应付账款部门收集并归档批准付款所需的所有证明文件责任 . 凭证本质上是应付账款的备份凭证。应付账款是公司欠供应商和供应商的短期账单。

凭单很重要，因为它是一个内部文件会计控制 一种机制，确保每一笔付款都得到适当授权，并确保实际收到所购买的货物或服务。

关键要点

• 凭证是公司应付账款部门使用的一种文件，其中包含发票的证明文件。
• 凭证本质上是应付账款的备份文件，即公司欠供应商和供应商的账单。
• 凭证中的文档可以包括供应商的发票、欠款、到期日、总账账户和发货收据。
• 所欠未付凭单的全部金额合计，一次付清的金额在资产负债表上记为应付账款。

代金券的工作原理

公司在整个会计期间对供应商和销售商负有各种短期财务义务。公司可能需要从供应商那里购买存货或原材料，这些存货或原材料用于生产公司的产品。供应商基本上会向公司提供信贷延期，以便在不久的将来（如30天、60天或90天）付款。

凭单是一种表格，其中包括所有证明文件，显示所欠款项以及未付应付款项支付给供应商或供应商的任何款项。凭证和必要的文件记录在凭证登记簿中。凭证中的一些支持文档可以包括：

• 发票联来自供应商
• 待付款供应商或供应商名称
• 付款条件，如欠款、到期日以及供应商为提前支付发票而给予的任何折扣
• 公司的采购订单
• 显示公司从供应商处收到货物的收据
• 这个总帐用于会计目的的账户
• 公司授权代表签字购买和付款
• 向供应商支付发票后的付款证明和日期

所有有未偿余额的凭单的总额在资产负债表上记录为应付账款。一旦支付了凭单，付款凭证将包含在凭单中并记录为已支付凭单。

代金券有何帮助

在进行审计时，公司的凭证是关键的证据来源。安审核员执行一组过程以确定财务报表 无重大错报。凭单证明实际收到了购买的货物，这支持了审计员的说法，即财务报表中所列货物和服务确实存在。凭单还证明了公司向供应商支付现金的合理性，并记录了用于过账交易的总账账户。

使用代金券系统还可以降低员工串通窃取公司资产的风险。企业采用职责分离来防止员工盗窃，这意味着关键任务被分配给组织内的不同人员。凭证记录了任务由多人执行的情况，并创建了一个书面记录，以便审计员可以确认职责是否被正确地分离。

凭证示例

当地的一家餐馆每隔几天就向小贩订购一次肉和鱼。餐厅经理填写一份30磅肉的采购单，店主在采购单上签上姓名首字母以批准发货。收到货物后，将货物的内容与采购订单进行比较，以确保货物与订单相符。餐厅完成一个发货收据来记录这个过程，发货收据与供应商的发票进行比较。

凭证是说明所附文档的封面，包括采购订单、装运收据和发票。购买金额被添加并记录到资产负债表上的应付账款中，直到付款为止。在签支票之前，所有者检查所有凭证信息。

凭证还包括用于记录交易的总账账户。例如，餐厅可以借记肉类库存账户，贷记现金帐户 记录付款。记录付款收据和日期，以显示凭证已付款。假设没有产生额外的应付账款，应付账款将反映由于支付发票而产生的较低余额。