将Word文档与Excel合并为可变数据

Question

我正在尝试找到一种简单的方法将“可变”数据获取到Word Docs中。

我有一个客户正在为各种过程提供单词模板。这将形成一个通往多个位置的文档，每个位置都有个性化信息。

这可以通过来自Excel的简单邮件合并来完成，但是还有其他问题：

DOC将包含带有主管联系信息的表。这是一般信息：姓名，电话联系人，电子邮件等。但是可能有1到5个联系人。我可以看到这意味着几行具有相同的键，这意味着我只想要一个副本。

是否有一种将数据合并到文档文本和表中的“简单”方法？这个想法是向客户提供“愚蠢的证明”解决方案，以便他们可以轻松更新模板和数据文件。

我也在考虑使用单词变量，但是一位消息人士说，文档中我会限制为15个变量。

任何想法都将不胜感激。还可以在此堆栈上查找以前的问题。

Answer 1

一种选择是在普通的“字母” Mailmerge主文档和宏来驱动过程中使用数据库字段。以下是这种方法的概述：

假设您有一个数据集，该数据集具有下属的FirstName，sunname，Employee ID和＆amp＆amp;作业名称，每个记录都记录了他们经理的ID，其电子邮件地址也已记录。我们还假设MailMerge主文档与数据源保持在同一文件夹中。在这种情况下，您可以使用编码为：

{database \ d“ {filename \ p} /../ mm datasource.xlsx” \ s“ select [firstName]，[firstName]，[employee id]，[雇员id]，[[作业标题]来自[sheet1 $]其中[Manager ID] = {MergeField Manager_ID}订购[job Title]“ \ L” 15“ \ B” \ B“ 49” \ H}

在电子邮件中，其中'mm datasource.xlsx'是数据源文件名 - 如果您选择使用的话，它甚至可能是访问数据库文件名。如果MailMerge主文档不与数据源保存在同一文件夹中，则需要使用完整的路径＆amp;您需要替换所有“ {filename \ p} /../ mm datasource.xlsx”的所有“ {filename \ p} /../ mm datasource.xlsx”。文件名（加上包含双引号）。 \ l和\ b开关控制表格式，而\ h开关插入表标头行 - 请参阅：

上述示例的现场支撑对（即'{}'）都是在文档本身中通过ctrl-f9（Mac上的CMD-F9）创建的；您不能简单地键入它们或复制＆amp;从这篇文章中粘贴他们。通过任何标准单词对话添加它们也不是实际的。田间构造中表示的空间都是必需的。

然后，要驱动流程，您可以使用一个宏，例如：

Sub Merge_by_Group()
Application.ScreenUpdating = False
Dim MainDoc As Document, StrMgrID As String, i As Long
Set MainDoc = ActiveDocument
With MainDoc
  For i = 1 To .MailMerge.DataSource.RecordCount
    With .MailMerge
      .Destination = wdSendToEmail
      .SuppressBlankLines = True
      With .DataSource
        .FirstRecord = i
        .LastRecord = i
        .ActiveRecord = i
      End With
      If .DataSource.DataFields("Manager_ID") <> StrMgrID Then
        StrMgrID = .DataSource.DataFields("Manager_ID")
        .MailAddressFieldName = "Email"
        .MailSubject = "Your Team's Details"
        .MailFormat = wdMailFormatHTML
        .Execute Pause:=False
      End If
    End With
  Next i
End With
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

假设合并到电子邮件，但不是必需的。如果您希望输出转到Word文档，请更改

      .Destination = wdSendToEmail

：

      .Destination = wdSendToNewDocument

和删除：

        .MailAddressFieldName = "Email"
        .MailSubject = "Your Team's Details"
        .MailFormat = wdMailFormatHTML

注意：如果将上述宏重命名为'MailMergetOemail'（或'MailMerMergetOdoc'以将输出发送到文档），单击“发送电子邮件”（或“编辑单个文档”）按钮将截获合并，并且该过程将自动运行。这种方式拦截“发送电子邮件消息”（或“编辑单个文档”）过程的潜在缺点是，您不再选择在该阶段合并的记录。但是，您仍然可以通过“编辑收件人列表”工具实现相同的结果，并且可以通过更大的控制。

相反，如果您使用的是关系数据库或带有单独表的Excel工作簿，列出了每个分组标准（例如Manager_ID＆amp;电子邮件地址）以及每组一次发生一次的任何其他字段，则在正常的数据库字段中可以使用“字母”或“电子邮件” Mailmerge主文档，而无需宏。在这种情况下，将使用相同的数据库字段，但是MailMerge将仅连接到仅包含Manager_ID和名称的Excel工作表（或数据库表）。有关此方法的一些有效示例，请参见：

• https://www.msofficeforums.com/mail-merge/37844-mail-mail-merge-using-musing-one-one-een-een-een-excel-file-multiple.html
• https://www.msofficeforums.com/mail-merge/45044 - 使用mailmerge-Include-grouped-information-letter-2.html＃post151706
• https://www.excelforum.com/excel-general/1273421-merge-excel-excel-excel-excel-list-into-word-word-recipt.html-recipt.html-word-recipt.html#post5110813813

（其中第二个使用宏来应用一些其他格式）。

如果您想从第二个方法中保存每个小组的邮件输出作为单独的文档/pdf，请参见我的 mailmerge提示中的单个文件主题的将邮件输出发送到单个文件主题＆amp;技巧 page：