生成发票和追踪

Question

公司将在每月1号和16号收到发票。 （它将通过 Cron Job 每两周运行一次。它扫描订单表，然后添加到“发票”表中。还有其他选择吗？）

orders 表中有客户订单列表，它还表明它属于哪家公司 (orders.company_id)

invoice 表计算 orders 表中订单的总成本。

我试图弄清楚如何设计合理的发票跟踪。有时公司必须向我发送费用，有时我向他们发送费用 (invoice.amount)

我需要通过以下方式跟踪发票：

• 当公司发送时我的金额
• 我什么时候向公司发送了金额
• 我从公司收到了多少金额
• 我向公司发送了多少金额
• 我是否收到了全额金额（如果没有，我需要在数据库上更新什么？ )
• 发票状态（发票已发送，已取消、已收到金额、已发送金额）

这是我提出的数据库设计：

公司表

mysql> select * from company;
+----+-----------+
| id | name      |
+----+-----------+
|  1 | Company A |
|  2 | Company B |
+----+-----------+

客户可以从我的网站上选择一家公司。

订单表

mysql> select * from orders;
+----+---------+------------+------------+---------------------+-----------+
| id | user_id | company_id | total_cost | order_date          | status_id |
+----+---------+------------+------------+---------------------+-----------+
|  1 |       5 |          2 |      25.00 | 2012-02-03 23:30:24 |         1 |
|  2 |       7 |          2 |      30.00 | 2012-02-13 18:06:12 |         1 |
+----+---------+------------+------------+---------------------+-----------+

两位客户已从公司 B 订购了产品 (orders.company_id = 2)。我知道订单字段还不够，只是为您简化了。

orders_products 表

mysql> select * from orders_products;
+----+----------+------------+--------------+-------+
| id | order_id | product_id | product_name | cost  |
+----+----------+------------+--------------+-------+
|  1 |        1 |         34 | Chair        | 10.00 |
|  2 |        1 |         25 | TV           | 10.00 |
|  3 |        1 |         27 | Desk         |  2.50 |
|  4 |        1 |         36 | Laptop       |  2.50 |
|  5 |        2 |         75 | PHP Book     | 25.00 |
|  6 |        2 |         74 | MySQL Book   |  5.00 |
+----+----------+------------+--------------+-------+

客户订购的产品列表。

发票表

mysql> select * from invoice;
+----+------------+------------+---------------------+--------+-----------+
| id | company_id | invoice_no | invoice_date        | amount | status_id |
+----+------------+------------+---------------------+--------+-----------+
|  7 |          2 |        123 | 2012-02-16 23:59:59 |  55.00 |         1 |
+----+------------+------------+---------------------+--------+-----------+

这是我在发票表设计上非常困惑的地方。我不知道应该如何做。发票将每两周生成一次。从结果示例来看，invoice.amount 为 55.00，因为它是根据 orders.company_id = 2 表计算的

如果 invoice.amount 为 -50.00 （减），这意味着公司需要向我发送费用金额。

如果invoice.amount是50.00，这意味着我需要向公司发送费用。

status_id 可以是：(1)发票已发送、(2)已取消、(3)已完成

我是否需要在 orders 表中添加 invoice_id 字段？将行插入“发票”表后更新 orders.invoice_id 字段。

发票付款表

mysql> select * from invoice_payment;
+----+------------+-----------------+-------------+---------------------+---------------------+
| id | invoice_id | amount_received | amount_sent | date_received       | date_sent           |
+----+------------+-----------------+-------------+---------------------+---------------------+
|  1 |          1 |            0.00 |       55.00 | 0000-00-00 00:00:00 | 2012-02-18 22:20:53 |
+----+------------+-----------------+-------------+---------------------+---------------------+

这是我可以跟踪和更新交易的地方。付款将通过 BACS 进行。

这是好的表格设计还是我需要改进什么？我应该添加哪些字段和表格？

如果发票已生成，稍后我需要在 orders_products 或 orders 表中进行更改 - 是否应该重新计算 invoice.amount 字段？ （我将使用 PHP / MySQL）。

SQL 转储：

CREATE TABLE IF NOT EXISTS `company` (
  `id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT,
  `name` varchar(25) NOT NULL,
  PRIMARY KEY (`id`)
) ENGINE=MyISAM  DEFAULT CHARSET=latin1 AUTO_INCREMENT=3 ;

INSERT INTO `company` (`id`, `name`) VALUES
(1, 'Company A'),
(2, 'Company B');

CREATE TABLE IF NOT EXISTS `invoice` (
  `id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT,
  `company_id` int(11) NOT NULL,
  `invoice_no` int(11) NOT NULL,
  `invoice_date` datetime NOT NULL,
  `amount` decimal(6,2) NOT NULL,
  `status_id` tinyint(1) NOT NULL,
  PRIMARY KEY (`id`)
) ENGINE=MyISAM  DEFAULT CHARSET=latin1 AUTO_INCREMENT=8 ;


INSERT INTO `invoice` (`id`, `company_id`, `invoice_no`, `invoice_date`, `amount`, `status_id`) VALUES
(7, 2, 123, '2012-02-16 23:59:59', '55.00', 1);


CREATE TABLE IF NOT EXISTS `invoice_payment` (
  `id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT,
  `invoice_id` int(11) NOT NULL,
  `amount_received` decimal(6,2) NOT NULL,
  `amount_sent` decimal(6,2) NOT NULL,
  `date_received` datetime NOT NULL,
  `date_sent` datetime NOT NULL,
  PRIMARY KEY (`id`)
) ENGINE=MyISAM  DEFAULT CHARSET=latin1 AUTO_INCREMENT=2 ;

INSERT INTO `invoice_payment` (`id`, `invoice_id`, `amount_received`, `amount_sent`, `date_received`, `date_sent`) VALUES
(1, 1, '0.00', '55.00', '0000-00-00 00:00:00', '2012-02-18 22:20:53');


CREATE TABLE IF NOT EXISTS `orders` (
  `id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT,
  `user_id` int(11) NOT NULL,
  `company_id` int(11) NOT NULL,
  `total_cost` decimal(6,2) NOT NULL,
  `order_date` datetime NOT NULL,
  `status_id` int(11) NOT NULL,
  PRIMARY KEY (`id`)
) ENGINE=MyISAM  DEFAULT CHARSET=latin1 AUTO_INCREMENT=3 ;


INSERT INTO `orders` (`id`, `user_id`, `company_id`, `total_cost`, `order_date`, `status_id`) VALUES
(1, 5, 2, '25.00', '2012-02-03 23:30:24', 1),
(2, 7, 2, '30.00', '2012-02-13 18:06:12', 1);


CREATE TABLE IF NOT EXISTS `orders_products` (
  `id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT,
  `order_id` int(11) NOT NULL,
  `product_id` int(11) NOT NULL,
  `product_name` varchar(100) NOT NULL,
  `cost` decimal(6,2) NOT NULL,
  PRIMARY KEY (`id`)
) ENGINE=MyISAM  DEFAULT CHARSET=latin1 AUTO_INCREMENT=7 ;

INSERT INTO `orders_products` (`id`, `order_id`, `product_id`, `product_name`, `cost`) VALUES
(1, 1, 34, 'Chair', '10.00'),
(2, 1, 25, 'TV', '10.00'),
(3, 1, 27, 'Desk', '2.50'),
(4, 1, 36, 'Laptop', '2.50'),
(5, 2, 75, 'PHP Book', '25.00'),
(6, 2, 74, 'MySQL Book', '5.00');

您可以随意更新/添加表以在此处回答。

谢谢

Answer 1

看看我的 Gemini 插件 - SimplyFi。它将允许您相应地标记您的发票，可以在生成发票时自动通过电子邮件将其发送给客户，可以记录付款并发送未收到付款的提醒（报表），并且具有完整的基于 REST 的 API，您可以使用它集成到您​​的系统中。还可以从其定期计费功能中受益。

在您提到负发票金额的地方，这些实际上是“贷方票据”（根据我从您的帖子中了解到的内容）。一般来说，您不应该在向客户开具发票后自行更改发票 - 如果您需要修改金额（即：增加或减少），那么您应该开具新发票（针对增加的金额）或贷方票据，用于扣除金额。

另外，我建议您如果客户将在几周内收到新发票，则不要退还客户资金，只需跟踪他们的帐户余额，并仅在必要时开具发票或贷方票据。转移资金需要花钱，如果没有必要，就不需要这样做。只是我的2分钱