Question

我已经尝试过几乎所有的主流的生产力管理方法和工具。我试过GTD（Getting Things Done），也花时间用过番茄工作法。我还用过Seinfeld ^[1] 的不要打破链条（Don’t break the chain）方法的各种版本。（在不要打破链条方法中，每天成功完成某项任务，你就在日历上做个标记。这种方法的基本思想就是，让连续工作的势头保持的时间尽可能长。）我甚至还试过像Autofocus这样的基于列表的管理系统。在尝试了所有这些方法之后，我始终无法找到适合自己的完美方法。于是，我又把这些方法中最有用的部分抽取出来，同时融合了敏捷过程的一些要素，创建了属于自己的生产力提升方法。

在本章中，我会告诉你这种生产力提升方法，我就是靠它让自己尽可能保持高产状态，我现在也用此方法在写这本书。

概览

我的生产力提升计划的基本思路就是，我把一周的时间分配给一个一个用时不超过两小时的小任务。我使用看板来安排自己的一周活动。看板是一个简单的白板，它有几个列，你可以轻松地在各列之间移动任务项。在敏捷方法的世界里，看板通常还包含展示这些任务项所处的不同状态，典型的状态有未启动进行中和已完成。但是在我的看板中，每一列就是一周中的每一天。要想对看板技术有更多的了解，可参考Marcus Hammarberg和Joakim Sundén合著的《看板实战》（Kanban in Action ）［Manning，2014］。

在工作时我会使用番茄工作法来保持专注，并且用番茄工作法估算和衡量每一项任务要花多长时间。我会在下一章中更加细致地讨论这一方法的工作原理。

季度计划

我的计划都是从季度开始的。我把我的一年分成4个季度，每个季度3个月。在做季度计划时，我会尽力列出我想在本季度完成的每一个大项目，我还会制订一些较小的目标。我会思考我在每一周或每一天分别完成哪些工作。这份计划通常会用Evernote ^[2] 这样的应用程序中的一份列表来完成。我也会创建一个宏观计划，将本季度我想要完成的工作列入其中。这让我清楚地了解自己的主要目标是什么，也知道该如何实现它。同时，它还会让我保持专注。

我的季度目标包括写这本书，创建作为软件开发人员，你如何营销自己（How to Market Yourself as a Software Developer）系列课程（http://devcareerboost.com/m ），有时甚至是取得突破这样的目标。

月计划

每个月的第一天我会打印出当月的月历，并且规划出每天要完成的工作。此时我并不能做到非常精确，但是我可以根据当月天数和之前的完成情况，粗略估算出当月我能够完成多少工作。我会简单地从季度计划中挑选任务，看看有哪些任务可以写入月历。

每个月我都会将该月要完成的所有任务列入计划。例如，我要在每月月初批量创建该月的所有YouTube视频，这通常要花费我一整天的时间。

周计划

每周一的早晨，我会做我的周计划。我原来使用名为Trello（http://trello.com ）的工具作为看板来组织我一周的工作，但最近我一直在用Kanbanflow（http://simpleprogrammer.com/ss-kanbanflow ）创建自己的看板，因为Kanbanflow有一个内置的番茄钟定时器。我的看板上不仅一周内的每一天都有一列，还有一列标注为今天，列出我当天要完成的任务；还有一列标注为完成，列出我已经完成的任务；还有一列标注为下周，我会把所有这周内未完成的任务以及我知道下周必须要做的事情放进去，以免自己忘记。

简单的周计划看板

每天开始工作的时候我都要浏览一下本周需要做的事情的清单。我在Evernote（印象笔记）上创建了一份检查表，列出我每周必须要完成的所有工作，包括：

- 写一篇博客文章；

- 制作一个YouTube视频；

- 为该视频撰写一篇博客文章；

- 录制两个播客；

- 为该播客撰写一篇博客文章；

- 转录和编辑我的播客；

- 写一份电子邮件简讯；

- 安排好我本周内要在社交媒体上发表的内容。

我通过在Trello或Kanbanflow上创建卡片来安排上述所有任务。对于每张卡片，我要估算一下要花多长时间（以番茄钟为单位——专注工作25分钟）。我假设自己每天可以使用约10个番茄钟。我会确保先将上述这些任务加进计划中，因为我知道这些是每周必须要完成的。

一旦完成一周内的强制性任务，我会浏览一下我的日历，看看是否有任何固定的约会需要占用当天的时间。对于这些日子，如果这些约会与工作相关，我会为它们创建卡片，否则我就减少当天期望完成的番茄钟总数。

最后，我将所有计划在本周完成的工作都放入周计划中。我会为每项希望本周完成的任务创建卡片，并插入可用的时间窗内。通常，我会给自己留一点儿余地，只会为每一天安排9个番茄钟用于工作。

安排每周的任务

到这里，我对本周要完成的任务就会有一个非常清晰的认识。我发现这种预测也非常准确。我有能力调整各个卡片的优先级，以确保我认为更重要的和我必须确保完成的工作优先得到保障。我还能清楚地知道每周自己的时间都去哪儿了，我甚至能事先控制自己将时间用在哪儿，而不是回过头看自己的时间都去哪儿了。

日计划及执行

每天，在坐下来工作之前，我都会做一些健身活动。之所以这样做，是因为我不希望中途有事情打断我专注的状态。一旦我做好准备坐下来工作，我做的第一件事就是计划我的这一天。

要计划好这一天，我首先要把对应日期里的卡片移到今天这一栏，并把它们按照重要性排序。我要保证自己优先完成最重要的事情。我也会对当天的任务进行调整，如果卡片上对该项任务的描述不够细致，我还会添加细节。我要确保自己在开始工作之前就确切地知道自己在做什么，这项任务完成的标准又是什么。这样做可以避免因为任务定义不清晰而导致的拖延和时间浪费。

将当天计划要做的每件事插入各个时间窗内之后，我会回顾本周计划，对本周剩余的任务进行一些小的改动。有时候，我完成的任务比计划的要多，我就需要把一些卡片向前移动，或者添加新的卡片。有时候，我的工作进度会落后于计划，我可能就需要进行调整，将一些任务卡片移到下一周。

至此，我已经做好准备工作。我会在下一章中更详细地介绍番茄工作法。每天，我都会用番茄工作法在某一时间段内专注于某项任务，以此来完成工作列表上的每一项任务。

与干扰作斗争

每一天你都会受到很多干扰。只要一坐下，电话就会响起，邮件通知在屏幕上弹出，有人又在Facebook上给你点赞，赶上世界末日再次来临，还得查看一下CNN看看到底是怎么回事。有些干扰是不可避免的，但我发现，只要愿意付出努力，我们还是可以排除大部分干扰的。

白天我会尽量避免受到干扰，因为我知道它们是工作效率的最大杀手。我在家办公，所以尽管比在小隔间环境中工作更容易避免干扰，但仍然是挑战重重。白天，我的手机从来不响，一直处于静音状态；我的妻子和女儿也知道在我工作的一个番茄钟内不要来打扰我。如果需要找我，她们可以发邮件给我，或者在门边探个头，这样我在休息的时候就会去找她们。当然，紧急情况另当别论。

为了免受干扰，另一件大事就是，在白天我基本上会忽略电子邮件。我只在休息的时候检查电子邮件，这也只是为了确保不会耽搁必须要马上处理的紧急邮件。但是，除非一些事情确实紧急，否则我一般只在晚上统一回复电子邮件。通过在集中的时间段内统一回复邮件，我可以大幅提升邮件回复效率。（如果能彻底摆脱检查电子邮件的习惯，我可能会生产效率更高。但可惜，我只是个普通人。）

另外，我还会退出所有会让自己不断分心的聊天软件，或者保持隐身状态。我觉得聊天软件完全就是浪费时间。在大多数情况下，电子邮件更为合适，因为我可以在闲暇时间回复，而不会在正专注工作的时候被打断。

休息和休假

每天都像机器一样高强度工作可不是长久之计，所以我要确保自己有一些休息时间，或者有那么几周我会称之为无工作周，基本上在这几周里，我不会使用番茄钟，也不会把整周都排满。在无工作周里，我只做一些我喜欢的工作。这些周通常毫无成效，我迫不及待地想回到正常的运转轨道上去（紧张工作），但是这种清闲让我可以在单调的忙碌中休息一下，也会帮我牢记按照自己设定的轨道运转对富有成效地工作是多么重要。

每隔一段时间，我也会休息一天，充充电，陪陪家人。我只是相应地对周计划进行调整。明天我要带我女儿去迪士尼世界，所以我会在回家之后完成相当于三个番茄钟的工作任务。每隔几个月，我就会安排一次两周或者一个月的休假。在长假期间，我要么会把博客和播客这类任务挂起，要么只做最小量的工作，来维持自己每周的承诺。我发现，在长时间努力工作之后，这种休息是必需的。（完成本书之后，我会休息一段时间。）

采取行动

- 你并不一定非要确切遵循我的生产力提升方法，但你应该为自己设定一些制度，确保自己获得持续的成果。把自己当前每周的任务记下来，看看是否有某种可以为自己制订一个能够按月、按周或者按天实施的可重复使用的方法。

[1] 　 Seinfeld是美剧《Seinfeld》的联合主创兼主演。国内将《Seinfeld》译为《宋飞传》。——译者注

[2] 　 国内版本为印象笔记。——译者注