Question

铁律之八十八：针对重要的沟通活动，准备面谈腹稿固然重要，但还是要携带配套性较强的相关书面材料。在较短的时间内，你很难将一些内容说全说透，充其量只是把要点表述清楚而已，因此必须通过配套材料来发挥备忘、补充和延伸的作用。

很多人非常喜欢当面沟通，说是互动性强、现场气氛好，而且更加容易增进感情，促进双方之间的了解。遗憾的是，往往没有携带配套的文字性材料，即使事后也不会补上。在这种沟通中，太多人往往腹稿打了一大堆，在现场大秀一把，仿佛这样就会取得良好的沟通效果。持这种理念的人并不少见，在销售领域更加集中。事实上，这是一个非常大的误区，也危害着很多人的工作效率与职业生涯。如果是简单的沟通，可能真的是当面说几句就可以了，倘若涉及重要内容，这么做远远不够。

在大多数情况下，你与沟通对象在时间安排上不会太多，难以超过一小时，能达到两小时以上的更是罕见。在如此短的时间内，想把一些问题说透彻，不太现实，往往只是介绍一些大纲和要点，就最重要的几点交换一下意见。当然，你可以通过演讲的形式，合理安排结构，提高沟通信息含量的密集度。可是你是否考虑到，信息量过大会导致吸收不畅，即使对方做会谈纪要，也会落掉很多重要内容。

沟通当中的很多点，如果要想使对方真正明白，还需要更多的补充说明，否则很容易产生误解，而当面口头沟通，时间上肯定不够。人们对于自己不太熟悉的内容，都需要一个较长的吸收和领悟周期，这就需要你给他们提供可供后续消化的资料。假如缺乏这些东西，很容易导致消化不良，最终结果跟你的期望存在太大偏差。而你携带的、匹配程度较高的系统辅助材料，很大程度上就是要在这个方面发挥作用。

你所沟通的对方，工作往往非常繁忙，大事、小事、杂事、烂事一大堆，对沟通的一些内容非常容易遗忘。一旦发生这种情况，无论你当时沟通效果多好，最终还是产生不了多少作用。而你携带的文字性材料，实际上能够起到备忘备查之功效，既方便了对方，事实上也方便了自己。而且在这种情况下，面谈的内容可以与材料所载有一定的差异，并形成某种互补。这样反而可以相互促进，取得意想不到的效果。

在规范一点的公司，你所提供的很多书面沟通材料是会存档的。倘若有人恶意侵犯你的“知识产权”，这些都是能够拿出来“讨公道”的证据，这对一些卑鄙龌龊之人，也会有一种心理上的威慑。人在江湖混，不得不多个心眼，我们先假定每一个人是守规矩的，但也要防止那些道貌岸然之徒，为自己准备一些可供反击的武器。可能有人会认为这不道德，是玩阴谋，缺乏沟通的诚意，其实不然，规范的沟通就是这样，很多顶级跨国公司的沟通都是如此要求的，背后当然也隐藏着保留证据之目的，属于典型的摆在台面上的阳谋。真的出现问题，追究起来责任，会大大减少纠扯不清的现象，谁是谁非，一目了然。

很多人不愿意准备配套的书面材料，其实是一种习惯使然，他们嫌麻烦，认为这是多此一举，能说清楚的事情，何必要搞得这么复杂呢？我一个朋友，他由于工作上的关系，经常需要去接触大客户，沟通对象一般都是总监或者老总级别的。有次我们一起喝酒聊天，说起客户沟通的事儿，他说做这块儿真不容易，本来前几次沟通好好的，但后几次去了，发现对方对一些东西还是不理解，还需不断重复之前的东西。我就问他，你们每次沟通的时候，有没有准备一些配套的书面材料。他说没有，当面沟通效果最好，何苦如此麻烦。我给他分析了很多理由。在我的一再“逼迫”下，他最后终于实话实说了。他说做销售的人，大多擅长口头沟通，不擅长书面沟通，最不喜欢的事情就是写东西。

其实，职场上的沟通，可能你面临的对象不同，但内容很大程度上都是一样的。在这种情况下，对于常见内容，可以切割成一些模块；各模块可以单独建立文档存储，形成大批标准化程度比较高的“备品备件”。日积月累，你电脑里的某个文件夹，早就成了颇具特色的备品备件仓库。实际上，全球一些顶级跨国公司，早就针对某些经常沟通的问题，比如产品知识、客服问题、技术服务、销售话术，形成了非常强大的“问题仓库”，以方便新员工能够快速进入角色，提高工作效率以及沟通服务方面的质量。能够把个性化比较强的领域的一些东西在某种程度上提炼成很多“标准化模块”，这也是一种很好的创新思路。

在这个方向上，还有一个潜在的好处。由于你配套的沟通书面材料相当比例是以方案的形式出现的，因此积累到一定程度之后，还可以进一步提炼成你某一领域系统的专著，或者可以形成可以证明的“成功案例体系”，为自己未来职业生涯获得更好的发展增加筹码。可能很多朋友说，真的没有这个必要，我做过的事、说过的话都牢牢印在脑子里。但你有没有想过，很多细节是容易遗忘的，你可能两年内记得很清楚，那五年呢？十年呢？时间的推移足可以冲淡一切记忆。

由于工作性质的缘故，我日常要做各类分析、报告、方案和沟通大纲。经常会有这种感觉，不少东西在写的时候，自己觉得很不满意，但似乎也找不到更好的方式了，只好先暂时作一个了结。几个月之后，或者过上一年半载，再把这些东西拿起来看，连自己都会惊讶万分，感叹写得太好了，当时是如何写出来的，甚至还有些鬼使神差的感觉。也许类似感觉很多朋友都遇到过。如果我们当时没有把这些本来很好的东西记录下来，很有可能这辈子再也记不起来了，更难谈得上以此为基础，进一步梳理、总结和提高，进而登上事业巅峰。