Question

最不“一目了然”的 PPT 当然就是那种堆积文字的 PPT，如何将这样的 PPT 改造成“一目了然”的 PPT 呢？

本书提出 5 种把文字多的 PPT 改造成一目了然 PPT 的思路或方法。

只要你坚持用这些方法改造你的幻灯片，相信你的幻灯片在做到“一目了然”方面会有巨大的进步！

方法一：少就是多

请记住魔法七原则（Magic Seven）

一页 PPT 中不超过 7 个词

⦁ 每张幻灯片传达 5 个词效果最好，7 个词恰好，超过 9 个词大脑负担太重了。

关于魔法七原则的一些细节

⦁ 幻灯片是辅助传达演讲信息的，只列出要点即可。

⦁ 一段话最好不要换行。

⦁ 标题最好只有 5～9 个字。

⦁ 正文内容不要超过 10～12 行，控制在 5～6 行以内。

⦁ 只要不影响理解，可省略标点符号和连接词。

⦁ 慎用听众不理解的英文缩写。

Less is More
是一种生活哲学

方法二：突出关键

当文字很难压缩的时候，你还可以选择一些手段来突出全文中的关键字，让听众对这些核心的内容留下深刻的印象。当然我们介绍的方法不仅仅是文字排版，在表格、图形中只要有机会，你也可以采用。

加大字号：中文字体至少要加大 2～4 级字号才能起到突出文字的作用。

变色：颜色是最常用的突出方式。

加粗：粗体是很好的强调方式。

反衬：反衬也是非常有效的方式。

变化字体：例如把宋体换成黑体强调。

下划线：下划线对阅读干扰很大，可以的话应该尽量少用下划线。

斜体：斜体也不易于阅读，建议使用粗体。

阴影：阴影只会让人以为投影仪有问题了。

动画：无论你用闪烁，飞入还是其它动画效果，一般情况下只会分散听众对内容的注意力，他们都在想这些动画是怎么做的？

单一文字强调方法效果有限，我们可以结合文字提炼、减少换行、加粗、变色、加大字号几种方法，综合运用，取得更好的一目了然的效果。

提示：

在 PPT 中文字只要想砍，办法总是有的。

图例中修改之前的文字几乎每个人解读的着眼点都不同，这对演讲者反而是一种干扰。

当文字减少后，不但可读性增强，而且所有的人对 PPT 内容的理解都不会发生偏差。

方法三：化繁为多

如果幻灯片一页上的内容很纷繁复杂，那么，你把它们分散到几张幻灯片上去。给听众讲一页复杂的幻灯片所花费的时间并不比分解成五页花费的时间少，而对听众理解和记忆你的内容效果却可以相差五倍以上，下面选择一种你喜欢的方法吧。

方案 1：充分利用备注

方案 2：拆成多个页面

方案 3：要点一条条显示

方案 4：要点显示后变暗

小技巧：如何实现投影播放时不显示备注

在我们培训过程中很多人反映，幻灯片是给领导做的，而领导对汇报材料不是很熟悉，因此要求把演讲稿上的文字都放在幻灯片上，这样一来，无论我们怎样做幻灯片质量都不高。

其实我们只要充分利用幻灯片备注功能，就可以实现投影时只显示幻灯片内容，而演讲者可以参考备注内容发言。

首先你的电脑要支持双显示器，在连接了外部显示器或者投影仪的情况下，单击“2”号屏幕，并按照图中高亮标注处选中“将 Windows 桌面扩展到该显示器”同时设置适当的分辨率。

设置完成后进入 Powerpoint 设置放映方式

在图中高亮的部分选中“显示演讲者视图”，单击“确定”按钮后就完成了设置。

结果：面向电脑显示屏的播放状态浏览界面，这个时候可以放心看备注，外部投影只显示幻灯片的内容。

方法四：保持一致

最容易让听众迷糊的幻灯片制作方式：

⦁ 每次幻灯片换页的方式都在变化；

⦁ 不知道下一页的标题是从哪个方向飞出来；

⦁ 每页幻灯片不断变换字体；

⦁ 同样级别的标题和段落字体大小不相同；

⦁ 标题和段落没有对齐；

⦁ 喜欢把每种对齐方式都用一遍；

⦁ 太多的项目编号；

⦁ 喜欢用很多颜色；

⦁ 用了太多不同风格的模板到一个 PPT 中。

对策建议：

⦁ 不要过度使用换页动画；

⦁ 如果无助展示主题，不推荐使用动画；

⦁ 统一设计 PPT 的设计模板，体现企业 CI；

⦁ 统一标题文字字号、字体、色彩；

⦁ 统一正文文字字号、字体、色彩；

⦁ 统一正文的项目编号大小，色彩和图案；

⦁ 统一正文一致的字体；

⦁ 统一整套 PPT 主色调；

⦁ 使用风格统一的模板库

宋体严谨，适合正文，显示最清晰

黑体庄重，适合标题，或者强调区

隶书楷体，艺术性强，不适合投影

我们来演讲，不是做视力检查！

2007 版推荐中文字体“微软雅黑”，英文标准字体“Arial”

推荐常用项目符号与字体大小

注意：

⦁ 在同一个幻灯片里不要使用过多的字体。

⦁ 需要特别强调的标题不妨换个字体，比如雅黑，黑体，甚至加粗。

⦁ 同级段落标题的字体和字号要一致。

⦁ 用于演示的 PPT 最小字体建议不要小于 16 号字。用于阅读的最小字体建议不小于 12 号字。

⦁ 如果确实需要，用于阅读的 PPT 最小字号可到 9 号字，但一定注意用和背景色对比的颜色。

保持一致的配色方案

图表应用

标准配色

特别要注意从其他幻灯片复制过来的内容，往往会因为配色方案不一致导致不协调。

方法五：少用特效

建议少用过于艺术化的字体或动画，因为不专业的动画或艺术字只能让你的幻灯片减分。

如果你想用艺术字，记住，好的艺术字效果往往是一个一个字设计出来的。

最经常看到的幻灯片艺术字“代表”

V 和 S 两个字是单独做了艺术字＋旋转＋倒影处理