Question

无论企业属于什么行业、规模大小、发展快慢、战略方向如何，都需要一套科学合理的制度体系，保证制度的合规性、有效性、可操作性及规范性，才能更好地管理和约束员工，形成有序、良性发展。金融企业的 IT 部门也一样。

制度一般以条文形式展示，名称通常冠以政策、规定、办法、规程、细则、指引等；制度可以通过制度补丁的方式进行调整、补充和完善，制度补丁可以采取条文或非条文的形式展示，一般以修订通知、补充通知或加强管理通知等标题体现。

1.制度体系

制度体系应遵循架构合理、层级清晰、覆盖全面的原则，制度体系一般包括三级：

·政策级制度，是指用于规范业务条线行使经营管理职责基本事项的制度，名称一般使用制度、规定、政策、章程等。

·办法级制度，是指用于规范业务条线的工作方法和具体内容的制度，名称一般使用管理办法、管理规程等。

·规程级制度，用于规范具体的作业内容，名称一般使用操作规程、操作细则、实施细则、指引等。

2.制度的起草

在起草制度过程中，应开展调查研究，广泛征求制度执行部门和人员、部门内部相关人员的意见，以论证制度的必要性、有效性、合理性和可操作性。紧密涉及其他部门职责或与其他部门关系的制度，主办部门应充分征求其意见。征求意见可采取发送征求意见函、召开制度会审会、签报以及发文会签等方式进行，其中发文会签为此类制度在发文阶段的必经程序。

制度内容一般应包括：总则（含目的依据、适用范围、管理原则、职责分工、定义等）、管理流程、监督检查及罚则（如有）、附则（含制定细则要求、解释部门、施行日期、作废声明等）。

3.制度的评审

制度评审主要包含以下内容：

·是否符合法律、规则、准则和监管要求。

·是否与本公司有关制度协调一致、接口清晰。

·是否影响本公司制度整体架构的合理性和清晰性。

·制度描述的流程是否清晰并具有可操作性。

·是否符合本公司制度的规范性要求。

·评审人员可以对其认为的其他制度问题（如制度实用性和适宜性等）提出评审意见。

4.制度的发布

经评审、审核或审议通过的制度以公文形式印发。为便于制度维护和管理，印发的制度原则上应一文号对应一项制度。主办部门应根据制度的印发时间，合理确定制度的施行日期，并在制度中明确。实际中，很多情况是“本文自发布之日起施行”，但不如确定日期更合适。

5.制度的维护

制度的维护包括制度的后续评估和制度改进。制度后续评估是指主办部门对制度实际管理效果进行的自我评估，旨在发现制度存在的问题，评估是否需要对制度进行改进。后续评估包括以下内容：

·是否存在合规性、有效性、可操作性和规范性等制度问题。

·制度间是否存在重复、冲突。

·是否存在制度缺失和管理盲点。

·对制度进行梳理，摸清制度补丁情况，评估实施整合的可行性和必要性。

对执行层面反映意见较多的制度，主办部门应及时进行后续评估。对于施行超过 5 年的制度，主办部门必须进行制度后续评估，并将评估结果报同级制度主管部门。

在日常工作中，总分支机构各部门应多方收集和整理制度信息，提高制度后续评估的效率和质量。制度信息包括：外部政策变化，总部制度的变化，制度解释解答，基层操作人员反馈的制度问题，业务检查发现的管理漏洞，外部或同业案件反映的管理漏洞和新风险，内部组织架构、管理和业务流程调整等。

制度改进是指根据制度后续评估结果和业务管理需要，主办部门实施的制度新增、换版、修订、补充以及整合工作。在实施制度改进工作前，主办部门要评估制度改进的成本，兼顾制度的稳定性和执行的方便性，选择印发制度补丁、增加新制度或换版等方式对制度实施改进。对于制度存在较多补丁的，相关部门要结合部门制度架构的安排，对制度实施整合。一般情况下，一项制度的补丁不应超过 3 个。

制度补丁主要有以下几种方式：

·修订通知，是指针对具体制度条款实施调整的制度补丁，发文中应写明作废条款的内容以及对应替换条款的内容，一般情况下其发文标题拟为“关于修订《××公司×××》有关条款的通知”，并在文中注明解释部门和施行日期。如同时补充了相关内容，应对补充内容进行独立描述，并将发文标题拟为“关于《××公司×××》的修订补充通知”。

·补充通知，是指针对具体制度进行整体补充的制度补丁，不对原制度条款实施改变，发文中主要描述补充的内容，一般情况下其发文标题拟为“关于《××公司×××》的补充通知”，并在文中注明解释部门和施行日期。如属对新增业务功能或管理内容的补充，也可采取条文的形式，一般情况下其发文标题拟为“关于印发《〈××公司×××〉新增×××的补充规定》的通知”。

·加强管理通知，是指从某一类业务或管理出发提出的改进要求，对原有的一系列相关制度规定均实施改变的制度补丁，一般情况下其发文标题拟为“关于加强××管理的通知”，并在文中注明解释部门和施行日期。

为加强制度补丁的关联性和针对性，以便于制度查阅和学习的系统性，各部门在选择制度补丁方式时，应尽可能采用“修订通知”或“补充通知”的方式。如以“电邮部通”方式下发的通知涉及制度管理的，一般仅限于对制度进行强调或解释，不得用于对制度进行补充和修订。

6.制度的日常管理

制度应明确解释部门，原则上由制度主办部门负责解释，特殊情况下应明确各部门解释的范围。低层级制度与高层级制度规定相抵触时，以高层级制度规定为准，但制度解释部门另有正式批复或回复的除外。